職場の会議、打ち合わせ、地域の集会などはたいくつな時間のNo.3に入ると思う。長い時間を過ごすこの場を楽しい場、意味のある出来たら大切な場所に育っていくのではないかな？
あまりにも会議が多い職場へ変わって、しかも不毛とも思えるこの無駄な時間をどうにかしたいと常々思っていた。
❶シーンとした建設的なアイデアが出ない会議
❷ボーッとした報告だけの会議
❸わーーっと、大きな声の人だけの意見が通る会議
❹まさかの決まったことが遂行されない会議→ここまできたら会議の意味があるのか？
❺マジ意味不明なこと延々と話しだす人がいたり…
何かを解決したり、生み出してこその会議。そのためにまだまだ畑を耕している段階だけど前よりは雰囲気がよくなった気がする。自分の終わった時の気分がいいのと出席率にも変化が見られた。
変えてみたこと（事務局とボランティアの方との会議の場合）
①板書する （最近はグラフィックレコーディングで会議を有意義に運ぶ術もある。）
https://at-living.press/culture/20115/
2、3人の会議なら紙一枚でも足りるけど、それ以上になると出た意見は全部ホワイトボード、黒板にどんどん書き込む。出来るだけつぶやきも逃さない方がいい。自分の意見がホワイトボードに当たって、自分に跳ね返ってくるので、責任ある発言が出来るってことらしい。
また板書することで、みんなが下を向く時間が圧倒的に減った。
グラフィックレコーディング術は奥が深く、セオリー通りには出来ていないが、とにかく書くことに意味があるのがわかってきた。最初はマジックを持つのも勇気がいったけど、今では取り入れることが出来て良かったと思っている。
ZOOM会議は同時にWEB上で書き込んだメモ見せられたらいいけど、そこまでは至っていない。ライティング要員が別にいた方がいい感じかな。
②机の配置を工夫する
教室型では意見が出にくいし、表情が見えにくいのでなるべく面倒でもみんなの顔が見える話しやすいロの字かブロック型に並び変える。
③議題を事前にメールで送付
いきなり議題を突きつけられるより、予習が出来る。頭の中に話し合うことをインプットしてきてもらって、下調べなどしてきてもらう。
④議事録を参加者に書いてもらって、後日送付。参加者、欠席者で議事の進行を共有する。
⑤ここが一番大事。人の意見を聞く雰囲気作り。うんうんうなづく、遮らない、反対しない。可能かどうかは最後に意見が出尽くした時に協議する。
要するに会議の内容を自分事にしてもらう工夫が必要だと思う。
この程度のことを変えただけてもずいぶん会議の雰囲気が変わった。当初、ある役員から板書は必要ないと言われた。そこをしつこく何気に書いていたら、それが当たり前になっていった。もっとクリエイティブにしていけたらいい意見も出るはずなのでトライするのみだ。
→結構ヤル気がある自分に驚く。
あと同じスタッフに先にそういう場づくりしようと伝えておくのは必須。なかなかむずかしいかもしれないけどたったひとりでも協力者がいると心強い。
まだまだファシリテーションとまではいかなくても少しずつ明るい兆しは見えてきた。
あるファシリテーターが言われていた。
『目の前の会議にすべての答えはある』
うちの会議を見る限りとてもそんな気にはならないが、以前はただの会議のメンバーが、今はとても身近な人たちに見えてきて、親近感が湧いてきた。無茶な意見でもその人なりに精一杯の意見と思ったら、ウンウンとうなづきたくもなる。『発散』のパートは割と多く意見が出てくるが、それをまとめることが一番むずかしく、悩みどころ。結局深まらないまま、なんとなく決まってしまうことが多い。
あくせくしながらとりあえず第一歩は踏み出せていると思う。
100人いれば100人の気持ちがある。そこをまとめるのは至難の業だし、正直出来ないと思う。ただみんなの気持ちを大事にしたその過程こそ重要なのかも知れない。特にボランティアの人たちはそここそ大事だ。（真面目）
みんながどう思っているのかは正直わからない。ただこの場を大事に育てたい人たちがいることはわかってほしい。
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【今日の日記】
今日は義母に呼び出され、病院への道中（後部席）で記事を書いている。毎日書くと決めたので…
しかも子守しながら。両手塞がってるし！
